Wat is een apostille?

Een Apostille

Een apostille is een vereenvoudigde legalisatie in de vorm van een stempel of verklaring. Deze bevestigt dat een bepaalde persoon het betreffende document in een bepaalde hoedanigheid heeft ondertekend. Bijvoorbeeld als ambtenaar van de burgerlijke stand of als notaris. Een apostille is dus een waarmerking of legalisering van de handtekening op het originele document. In de meeste gevallen is het een stempel op de achterzijde van het originele document.

Legalisatie door middel van een apostille

Legalisatie door middel van een apostille wordt erkend door de landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag (Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents). De Russische Federatie heeft in 1992 het Apostilleverdrag ondertekend. Ook zijn Kazachstan, Kirgizië, Wit-Rusland (Belarus), Oekraïne, Azerbeidzjan, Armenië, Georgië en de Baltische Staten aangesloten. Deze landen stellen, afgezien van een apostille, geen verdere eisen aan de legalisatie van een akte of vertaling. Nederlandse rechtbanken geven apostilles af in het Nederlands en in het Engels. De Russische autoriteiten geven apostilles in het Russisch af.

Op welke documenten kan een apostille geplaatst worden?

U kunt een apostille verkrijgen op Nederlandse documenten die zijn afgegeven door

kandidaat)notarissen,
medewerkers van de Kamer van Koophandel,
(beëdigd) ambtenaren van de burgerlijke stand,
beëdigd vertalers die ingeschreven staan in het landelijk Register beëdigde tolken en vertalers, makelaars en door
beëdigde ambtenaren van de rechtbank.

Het gaat dus om documenten zoals:

geboorteaktes
huwelijksaktes
echtscheidingsaktes
uittreksels uit de Basisregistratie Personen
overige documenten afgegeven door de burgerlijke stand
beëdigde vertalingen

Russische documenten die afgegeven zijn door de burgerlijke stand of de notaris kunnen een apostille krijgen, evenals diploma’s.

Waarom een apostille plaatsen op een document?

De legalisatie of apostille vormt een extra zekerheid dat het document met de beëdigde vertaling Nederlands – Russisch door de autoriteiten in het buitenland zal worden geaccepteerd.

Waar moet de apostille geplaatst worden?

Over het algemeen geldt: Een apostille moet geplaatst worden in hetzelfde land, als het land waarin het document is afgegeven. Is het document afgegeven door de Nederlandse autoriteiten, dan dient er in Nederland een apostille op te worden gezet. Vervolgens kan er een beëdigde vertaling van het document gemaakt worden.

Waar moet de apostille geplaatst worden? In Nederland

Indien het gaat om een Nederlands document waarvoor een beëdigde vertaling Nederlands-Russisch vereist is, kan er bij een Nederlandse rechtbank een apostille worden geplaatst. De locaties van de Nederlandse rechtbanken zijn: Alkmaar, Almelo, Amsterdam, Arnhem, Assen, Breda, Den Bosch, Den Haag, Dordrecht, Groningen, Haarlem, Leeuwarden, Maastricht, Middelburg, Roermond, Rotterdam, Utrecht, Zutphen en Zwolle. (Rechtbank Noord-Nederland, Overijssel,Gelderland, Noord-Holland, Midden-Nederland, Zeeland-West-Brabant, Oost-Brabant, Limburg).
U kunt tolk- en vertaalbureau Russian Culture, Communication & Mediation vragen de apostille voor u te regelen bij een Nederlandse rechtbank. Een beëdigde vertaling Nederlands – Russisch met apostille (incl. vertaling van de apostille) kan zodoende all-in voor u worden geregeld.
Een apostille kan u alleen laten plaatsen op het originele document of op de handtekening van de vertaler.

Waar moet de apostille geplaatst worden? In Rusland

Is het document afgegeven door de Russische autoriteiten? Dan kan u een apostille aanvragen via het Russische ministerie van justitie. In het geval van een diploma bij het Russische ministerie van Onderwijs. Ook kunnen bepaalde afdelingen van de burgerlijke stand, het Openbaar Ministerie en bepaalde staatsarchieven een apostille plaatsen.

Legalisering van de handtekening van de Nederlandse vertaler

Indien het document in Rusland, Kazachstan, Belarus, Oekraïne, Azerbeidzjan of Armenië is afgegeven, en het niet mogelijk is een apostille aldaar te regelen, is het eventueel ook mogelijk het document naar het Nederlands te laten vertalen en een apostille te laten zetten op de handtekening van de vertaler. De handtekening van Carlijn Ubbens is gedeponeerd bij alle bovenvermelde Nederlandse rechtbanken, zodat u in heel Nederland een apostille op de door haar beëdigde vertaling Russisch- Nederlands kunt verkrijgen. U kunt ook tolk- en vertaalbureau Russian Culture, Communication & Mediation vragen om een apostille op de handtekening van de vertaler voor u te regelen bij een Nederlandse rechtbank.

Beëdigde vertaling plus apostille

Een heel enkele keer biedt een beëdigde vertaling Nederlands – Russisch niet genoeg zekerheid en verlangt de instantie dat de handtekening van de vertaler ook nog gelegaliseerd wordt door middel van een apostille of een ‘gewone legalisatie’. Er is dan zogezegd een extra accreditatie nodig. De handtekening van een in Nederland gevestigde vertaler kan worden gelegaliseerd door de rechtbank. Door legalisatie van de handtekening van de vertaler bevestigt de rechtbank niet alleen de identiteit van de vertaler, maar ook dat hij of zij bevoegd is beëdigde vertalingen af te geven.